Existen en la actualidad equipos de fax o bien aplicaciones informáticas que permiten el envío de documentos directamente desde el ordenador que se generan, sin necesidad de imprimirlos. Dichos equipos también permiten la gestión documental de los faxes recibidos, permitiendo leerlos en formato digital, desde cualquiera de los ordenadores conectados en red al fax, sin necesidad de imprimirlo y permitiendo la discriminación entre los importantes y los desechables, con el consiguiente ahorro de papel y tinta.

Otra opción viable y no desdeñable es la utilización del correo electrónico en lugar del fax como medio de transferencia de información entre dos puntos distantes.

• Equipo multifuncional (impresora, copiadora, escáner y fax): Equipo específico con capacidad para convertir archivos digitales en analógicos y a la inversa. Su coste oscila en la actualidad entre los 100 y los 10.000 € para el caso de equipos de alto rendimiento dirigido a organizaciones con alto volumen de impresiones.
• La aplicación informática. Algunas de ellas son gratuitas y se pueden descargar desde diferentes webs de Internet, y otras tienen un coste de alrededor de 60 €. Una de las aplicaciones más profesionales del mercado, es WINFAX Pro, que posibilita la reopción/emisión de faxes claros y limpios, incluso en color con calidad de impresora láser en unos pocos pasos y de forma muy intuitiva. La aplicación permite la gestión documental de los faxes, su almacenamiento por categorías, disponer de agenda de contactos, informe detallado de envíos y recepciones, ver lo faxes antes de enviarlos, unir diferentes documentos de múltiples aplicaciones en un único, fax, recepción automática de faxes, …
• Una línea telefónica cuyo coste es de unos 18,15 €/mes.
• Un PC cuyo coste va desde los 400 €.

En resumen, se puede disponer de un PC y la aplicación necesaria para crear y gestionar los faxes como cualquier otro archivo digital por menos de 500 €. Si se desean mejorar las prestaciones y ampliar el número de usuarios con acceso a la misma información se debe montar un red tipo servidor-cliente, cuyo valor irá en función de su tamaño y prestaciones, pero siempre a partir de 1000 €.

Una mercantil ha empezado a utilizar el sistema de creación y gestión de faxes digitalmente:

• Envía los faxes directamente desde el ordenador que los crea
• Digitaliza un documento previo existente en formato papel para enviar vía fax
• Recibe los faxes y los gestiona desde el ordenador

permitiendo la gestión integral de los faxes de la organización con la utilización 0% papel y sin gasto de tinta.

Para la evaluación económica y en términos de emisiones de CO2 de la medida, se han tenido en cuenta los siguientes factores:

• El coste del paquete integrado básico es de 518,15 € (PC + aplicación informática + equipo multifunción + conexión telefónica).
• Se supone un promedio de 10 páginas de fax recibidas semanalmente y 1 emitida en el mismo período.
• El precio adoptado para el calculo es el de 0,1 €/hoja impresa. No se han considerado otros factores como el gasto por mantenimiento de los equipos ni el gasto por reposición de fungibles, que incrementaría estos costes.
• Se calculan las emisiones de CO2 por la fabricación de 500 hojas DIN A4 en 0,00525 Tm. CO2.

Gastos realizados:

• Coste de equipos necesarios = 400 = 400 €
• Coste aplicaciones informáticas necesarias = 60 €
• Coste de instalación de línea telefónica = GRATIS

Gasto = 400 + 60 = 460 €

• Coste mensual línea telefónica + Internet = 18,15 €
• Coste mensual de electricidad = equivalente al que consumiría un fax convencional, por lo que despreciamos la diferencia de costes entre ambas soluciones
• Faxes emitidos + recibidos = 11 * 52 = 572
• Factor corrector del número de páginas por fax = 4

Gasto (€) = 460 + 18,15 * 12 = 677,8 €
Gasto (CO2) = 572 * 4 * 0,00525/ 500 = 0,024 Tm CO2 / año

La organización se evitaría la impresión de 572 *4 = 2288 páginas al año, con el consiguiente ahorro de papel y tinta cifrado en
228,8 €.
Puesto que la inversión requerida se cifra en 677,8 €, a partir del tercer año, una pequeña empresa estaría ahorrando dinero. En una empresa con mayor movimiento de faxes el retorno de la inversión sería todavía menor.

El beneficio anual en emisiones de CO2 es de 0,024 toneladas de CO2 anuales.