La medida consiste en la digitalización de la documentación que normalmente se presenta en formato papel, facilitando su acceso, seguridad y almacenamiento.

La digitalización de archivos, documentos o facturas presenta diferentes ventajas:

• Ahorro en papel y tiempo: eliminan la necesidad de los procesos de impresión y reduce el gasto de papel, así como la pérdida de tiempo profesional en la búsqueda manual de datos y documentos, así como su presentación ante clientes, auditorias, administración, etc.
• Acceso virtual: Mediante aplicación de software cabe la posibilidad de facilitar el acceso on-line a los documentos desde cualquier lugar del mundo a través de Internet. Se permite su consulta sin colapsos del sistema, eliminando la necesidad de distribuir múltiples copias de un mismo documento pudiéndose consultar de forma simultánea.
• Espacio físico: Hoy en día todos los procesos administrativos de las universidades, empresas e instituciones públicas generan toneladas de papel, que provocan un desaprovechamiento del espacio físico. Esta solución permite una drástica reducción del espacio necesario para el almacenamiento de documentos llegando incluso a poder emplear el área destinada a archivos a otras tareas.
• Se evita el desgaste, rotura o pérdida de documentos originales. Por tanto, no hay riesgo de robo o destrucción de papeles ya que los documentos originales no circulan ni interna ni externamente.
• Posibilidad de la utilización de firmas y visados digitales.

Según el tamaño de la empresa existen diferentes opciones.

Para pequeña y mediana empresa existen en el mercado servidores centrales de diferentes capacidades y precios, según se ajusten a las necesidades de la empresa, que oscilan entre los 800 y 6.000 €, y capacidades a partir de los 250 Gb. También existe la posibilidad de alquilar los equipos por unos 50 € al mes.

Este tipo de empresas disponen normalmente de un equipo multifuncional (impresora, copiadora, escáner) con capacidad para convertir archivos digitales en analógicos y a la inversa. Su coste oscila en la actualidad entre los 100 y los 10.000 € para el caso de equipos de alto rendimiento dirigido a organizaciones con alto volumen de impresiones.

Administraciones públicas o empresas de mayor tamaño y mayor movimiento de documentación, disponen de empresas externas de gestión documental que ofrecen el servicio de digitalización y almacenaje de la documentación, además de los servicios de seguridad y de consulta on line de los documentos. El precio varia según el volumen de documentación y servicios prestados.

Una empresa de ingeniería de 20 empleados, con un volumen de 100 Proyectos anuales. La empresa pretende realizar el visado de los proyectos digitalmente, ahorrando así el archivo de los proyectos en papel.

También se digitalizará toda aquella información necesaria para la realización de dichos proyectos.

Los proyectos de media, tienen unos 300 folios de papel. Y de cada uno se suelen hacer tres copias de archivo (además de las hechas para la administración, aunque ya acepta al menos una copia en formato digital y en un futuro próximo exigirá las copias digitales).

Gastos realizados:

• Servidor central de 500 Gb de capacidad conectado con los 20 ordenadores de la empresa: 1.000 €
• Registro de la firma digital de los empleados: 20 * 50: 1.000 €

Gasto = 1.000 + 1.000 = 2.000 €

• De media se realizan 8 copias por proyecto, con una media de 300 folios por cada uno
• Nº de folios gastados: 300 * 8 * 100 = 240.000= 1.200 Kg de papel
• El folio impreso cuesta aproximadamente 0,1 €

Gasto = 240.000 * 0,1=  24.000 € anual

Para la producción de una tonelada de papel se emiten 2,1 toneladas de CO2  a la atmósfera.

Gasto (CO2)   = 1,2 * 2,1 = 2,5 Tm CO2 / año

Si se dejan de Imprimir cuatro de las 8 copias (tres de archivo y una de administración), los gastos de papel se reducirán a la mitad.

Nº de folios gastados: 300 * 4 * 100: 120.00= 600 Kg de papel

Ahorro (1º año) = 120.000 * 0,1=  12.000 – 2.000 €= 10.000 € el 1º año
Ahorro (años sucesivos)= 12.000 €

Por reducir el gasto de papel en 600 Kg se dejan de emitir a la atmósfera 1,25 Toneladas de CO2 al año.